RPA是什麼？
機器人流程自動化（RPA），也被稱為軟體機器人，結合API和用戶介面（UI）互動為使用者提供自動化的流程處理，輕鬆解決重複的後台任務或繁瑣的文書工作，如數據提取，填寫及讀取表格或管理應用程式。 早於2021年，全球估計約有20%的企業已經採用了RPA，較2020年的13%大大提升。RPA憑借其高生產力及高準確度，陸續被廣泛應用到不同行業，例如醫療及人力資源等。
RPA助HR行業數位轉型
隨着近年Chatbot (聊天機器人) 的普及，開始有HR嘗試以Chatbot与求職者進行互動，效果良好，從此RPA的強大應用效率逐漸受到HR業界的信任及歡迎。 在過去的數年，各種用途的RPA應用已經套用到HR工作之中。2019-2020年度的Sierra-Cedar HR Systems Survey指出，RPA系統在各大公司HR的使用率增加了一倍。 而 McKinsey發表的一項研究亦提及，高達56%的 “hire-to-retire”簡單工作流程已經可以通過RPA技術實現全自動化。 相信越來越多的企業HR將逐步增加由RPA技術處理的工作流程，以節省員工工作量及提高效率。
RPA應用於人力資源行業的6大好處及應用案例
從職員招聘至員工離職，RPA技術能自動化處理很多繁複簡單的任務，以下是RPA應用於人力資源行業中最主要的6個例子及其好處。
1). 求職者篩選
據統計顯示，每個職位空缺平均會收到200份求職申請。 審視及篩選所有收到的簡歷無疑是一個極為耗時的工作，所以不少企業的HR通過設置RPA自動化流程，以AI智能自動掃描龐大的簡歷資料，全面審核申請人簡歷所寫的技能是否符合該職位要求，並根據預先設定的評分標準給予相應分數，最後挑選出最合適的數位求職者，而那些被過濾掉的求職者將經RPA自動發送落選通知郵件。 在RPA的配合模式下，HR團隊可以有更多時間及精神專注於後期的人才招聘，例如與篩選出的候選人進行面試，增加工作效率。
2). 新員工入職流程
有研究指出，58%的受訪者表示如果他們在入職時接受到良好的入職及培訓體驗，那麼他們更有可能會選擇在公司工作達3年以上。 對HR而言，一套完善的員工入職流程並不容易，需要準備迎新會， 入職培訓及個人資料整合等工作，以令新員工盡快適應公司崗位。 在這種情況下，HR可透過使用RPA技術，當候選人一旦被確定錄用，RPA機器人可自動啟動預先設定好的入職流程，如發送錄用通知郵件和入職所需資料指引，並從回覆中讀取新員工的入職個人資訊，隨後儲存於公司系統之中。以RPA工具輔助HR處理新員工入職流程工序，不單減輕HR工作量，更可以確保新員工有一個良好的入職體驗，加強對新公司的好感度。
3). 薪酬工資管理
薪資處理一向是HR部門每月最重要的任務之一，其對於數據輸入的準確性有很高要求。 不少大型企業早已將出糧服務交給先進的RPA系統自動處理計算了，不但可以確保於指定時間內處理好大量的計糧計假等數據處理，而且可達至零誤差。 此外，由於RPA系統是可自由設置不同的公式，因此許多MNCs (跨國企業) HR可以按不同國家的勞動法而制定不同的公式納入RPA系統中，避免出現因地域而出現的不便及錯誤。 此外，即使如果當地政府執行新法規時，RPA系統也能夠於短時間內審查整個資料庫並迅速作出調整，確保員工出糧日期不會延誤，亦不會出現工資與timesheet不符的錯誤，分擔HR的工作負擔。
4). 考勤及工作排班管理
計算員工的考勤、排班、加班鐘數及請假等都是HR的日常瑣碎工作，需要大量的人力成本，特別是對於大型企業來說，不過只要引進先進的RPA系統，就可助HR輕鬆進行考勤管理工作，輕鬆完成繁複的數據分析及計算，以免影響到員工薪資的準確度。 RPA系統還能自動向員工發送郵件通知，例如每月出勤統計表及請假申請結果通知。 除此之外，在社會不穩定的情況下，HR可能會面對眾多員工辭職或是人手削減的問題，這時RPA工具可以為HR計算出最有效的人力資源重新分配，確保業務不受中斷及影響。
5). 員工Appraisal績效考核
年度工作表現評核對於普通員工和HR來說都是非常重要的事項，因為其會直接影響員工的年度獎金及晉升機會。 在COVID-19期間，不少公司的傳統面對面Appraisal考核已經搬到網上，通過整合雲計算和RPA系統，HR部門可以有條理地一鍵發送線上績效審查評估表格到不同部門的不同員工，然後以AI智能自動分析及統計數據結果，並將其導出到報告中，以顯示員工的整體績效得分以及按分數直接分等級。 根Engagedly的數據反映70%的HR使用者表示對新式的線上績效評估感到十分滿意。
6). 費用報銷管理
除了員工出糧，HR面臨的另一個棘手的問題便是辦公費用及員工報銷等分配管理。 儘管大多數公司HR已採用了線上系統讓員工自行提交費用報銷單，但HR仍然需要親自跟進收據丟失、報銷遲交、報單缺乏簽名和收據模糊等問題。 為了減輕以上工作，HR可採用RPA系統自動檢查所有的申請是否符合批核條件，找出有問題的申請並通知申請者改更或補交文件。近年最新的RPA系統工具還支持許多實用的功能，如整合信用卡、貨幣兌換和電子收據等等。
HKT RPA方案
HKT企業級RPA方案提供24x7全天候專家支援及系統持續更新及維護服務，助HR將日常繁複的工作轉至AI智能全自動化，包括數據輸入、出糧管理及入職離職流程等等，是為HR減少工作量和提高生產力的最佳拍檔。