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【搬寫字樓注意】搬 office 必睇 checklist 準備清單
搬寫字樓 office 無疑是一個複雜且繁瑣的過程，需要提前作仔細計劃和準備，以確保搬寫字樓 office 時順利無誤。以下是搬寫字樓 office 的 7 大注意事項及清單 checklist，並已按 2026 最新政策及科技環境更新，希望可以幫到即將要搬寫字樓 office 的您。
1. 比較及挑選適合的辦公室搬運公司
市面上的搬運公司眾多，當中搬運公司不少是針對家居搬屋而設，並非十分熟悉搬寫字樓 office 的步驟及注意事則。因此，在挑選搬運公司時應選擇一家具有豐富搬寫字樓 office 經驗的專業團隊，他們很大程序上更了解辦公設備、文件雜物和辦公家具的搬運過程及準備工作，確保搬寫字樓 office 過程順利。
除了 比較搬運公司的費用 之外，企業亦建議比較搬運公司所列明的服務項目是否貼心多元，例如搬運公司能否提供舊傢俬及文件處理、文件銷毀、企業文件儲存、倉儲服務、電器人手吊運以及移動儲物櫃等服務。近年亦有搬運公司提供「舊電腦及電子設備資料清除證明」及「持牌回收商轉介」等服務，對重視數據保安及 ESG 披露的企業尤其實用，值得在報價階段一併查詢。
2. 計劃好搬寫字樓時間表
搬寫字樓 office 與一般家居搬屋完全不同，準備功夫更加複雜，故此需要提前更多時間去準備前期工作及計劃好 Timeline，以下是一個搬寫字樓 office 時的時間線注意事項：
- 確定搬寫字樓的吉日： 搬屋入伙會擇好吉日，而搬寫字樓 office 亦不例外。企業應該挑選好搬寫字樓的吉日，並安排好拜四角等入伙儀式。在風水角度上，於吉日搬寫字樓對企業日後的發展運勢及員工的健康來說十分重要，因此搬寫字樓擇吉日及拜四角吉日等功夫不容馬虎。了解更多: 2026 搬屋吉日
- 前兩至三個月： 通訊及網絡安排宜比想像中更早開始。若新辦公室位於新建樓宇或未有光纖入線的工商大廈，光纖敷設、大廈入線審批及機房位置協調有機會需時數星期至數月。企業應及早聯絡電訊服務供應商進行實地勘查，並確認固網電話號碼保留、寬頻及企業專線的安裝檔期。
- 前一個月： 確認電話線的轉移或重新接駁、office 上網的重新安裝，以及新舊辦公室服務的重疊期，確保新寫字樓的通訊於搬入 office 前已經準備就緒。同時值得留意：香港 2G 網絡已於 2026 年 6 月 23 日全面終止，若辦公室內仍有依賴 2G SIM 卡運作的舊裝置，例如保安警報系統、無線 POS 機、傳真機、升降機通訊裝置或遙測儀器，搬遷正是一併升級至 4G／5G 或 eSIM 方案的最佳時機，避免搬入新辦公室後才發現設備無法連線。
- 前三星期： 企業應提前至少三星期預約搬運公司，讓搬運公司可以有充分時間上門報價及進行前期評估工作。除此之外，企業要開始進行一次全面的清理和整理，確定哪些物品需要運送到新寫字樓，哪些可以捐贈或棄置，然後將所有需要運送的物品進行標記和分類，讓搬運公司分辨出物品。
- 前兩星期： 提前通知新舊寫字樓的物業管理處搬遷的日子，以便他們可以預早安排升降機使用和其他相關物管事宜，以確保順利搬遷。部分甲級商廈要求提交搬運公司的第三者責任保險證明及工人保險文件，宜預留時間準備。
- 前一星期： 與公司不同部門員工溝通，安排相關同事在不同時間段前往現場與搬運公司一同搬運，協助及指示搬運公司物品的放置位置，確保所有物品安全妥善地搬到新寫字樓 office。如有任何問題，更可即場與搬運公司商討以免日後爭執。
3. 保險和賠償
搬寫字樓 office 涉及大量電子設備的拆卸及安裝，例如電腦、wifi router 及會議室設備等，因此，搬寫字樓 office 的過程中，保險和賠償是非常重要，以確保企業在搬遷期間的財產和利益得到保障。
- 搬運公司保險： 在與搬運公司報價時，確保服務方案是否包括相關的保險覆蓋範圍，如貨物運輸保險，並要求搬運公司出示保險證明，以保險範圍足夠覆蓋企業財產在運輸過程中的掉失或損壞。
- 財產保險： 除了搬運公司保險，企業可以考慮購買額外的財產保險，以確保在搬遷過程中的任何損失能夠得到充分的賠償保障。這包括對辦公室設備、電腦及文件等企業財產。
- 賠償協議： 在與搬運公司簽訂合同之前，企業應仔細閱讀賠償協議，確保了解在搬寫字樓過程中的責任分配和賠償條款。如果有任何不清楚的地方，企業應與搬運公司進行溝通，以確保所有的責任和賠償疑慮得到解答。
- 檢視保單地址及生效範圍： 辦公室地址是財產保險、辦公室綜合保險及僱員補償保險的重要承保資料。企業搬遷後應立即通知保險公司更新地址，並確認新辦公室的樓層、面積及設備價值是否需要調整保額，以免出現保障真空。
4. 垃圾棄置處理徵費廢棄物處置及回收安排（更新）
垃圾收費（都市固體廢物收費）已維持暫緩實施。 企業搬寫字樓時無須購買指定垃圾袋或大型廢棄物專用標籤。若日後政策有變，環保署會另行公布，建議在搬遷前再確認一次最新安排。
不過，搬寫字樓所產生的廢棄物仍然涉及以下幾項實際成本與法規要求：
- 裝修及建築廢物處置收費（仍然生效）： 若新舊辦公室涉及裝修、拆卸天花、地板或間隔牆，所產生的建築廢物須按《廢物處置（建築廢物處置收費）規例》繳費。承辦價值 100 萬元或以上建造工程合約的主承判商，須於獲授合約後 21 天內開立繳費帳戶；小型裝修工程亦須由持有有效帳戶的一方負責處置安排。企業應在裝修合約中清楚界定由承辦商負責開立帳戶及承擔處置費用。
- 「四電一腦」電子廢物法定除舊服務： 辦公室常見的電腦、顯示器、打印機、空調機、雪櫃及電視機屬受管制電器。企業購買新電器時，銷售商有法定責任提供免費除舊服務；若不涉及購買新機，則應交予環保署持牌回收商或循環園處理，切勿隨意棄置。處理前記得先徹底清除硬碟資料。
- 善用回收網絡塑造 ESG 形象： 全港「綠在區區」社區回收網絡 設有 800 多個公共回收物收集點。仍然可用的辦公傢俬、電腦及文具，可考慮捐贈給慈善機構或社會企業，既減少處置成本，亦有助豐富企業的 ESG 及社區參與敘事。
5. 辦公室設備拆卸及重新安裝
在搬寫字樓 office 的過程中，辦公室設備的拆卸和重新安裝是不可避免的。這包括電話線接駁、上網服務、打印機安裝以及電腦系統的安裝等等。
- 資料備份 ：搬寫字樓 office 時，確保企業的商業資料妥善備份非常重要。在搬遷過程中，設備有可能會遇到意外而導致資料丟失，因此進行資料備份是保護企業重要數據的關鍵準備事項。企業可根據需求和預算，選擇適合的備份方法，如外置儲存硬碟、雲端儲存服務或網絡儲存設備等方法。
- 電話系統接駁 ：在搬寫字樓 office 之前，應該確保企業已與電訊公司聯繫，安排好電話線的轉移或重新接駁。除了提供新辦公室的詳細地址，企業亦需要確認所需的線路數量及功能。值得留意的是，越來越多企業在搬遷時直接由傳統 PBX 轉用雲端電話系統（Cloud PBX／SIP Trunk），好處是號碼可跟隨企業「搬遷」而毋須大量重新佈線、支援員工在辦公室與外勤之間無縫接聽，日後擴充或再搬遷的成本亦大幅降低。
- 寬頻無線網絡連接 ：搬入前應先了解新辦公室的無線網絡覆蓋，並進行 Wi-Fi 場地勘測，按實際間隔、玻璃隔間及人數規劃 AP 位置。若企業已採用混合辦公或有多間分公司，可考慮 SD-WAN 或企業專線方案，確保視像會議及雲端應用的穩定性。
- 打印機及影像設備安裝 ： 在準備搬寫字樓 office 時，企業需確保已將打印機進行妥善包裝和標記，並先移除碳粉／墨盒以免漏漏。到達新辦公室後選定合適位置，按型號的安裝指南連接至網絡並重新設定帳戶及掃描目的地。
- 重設電腦及系統安裝 ： 搬好寫字樓 office 後，電腦設備可能會未能連接到網絡，需要由服務提供商來協助企業完成電腦系統的安裝，例如安裝必要的軟件和應用程序，並配置網絡設置和防火牆，確保電腦設備能正常運作。
- 伺服器房間設置： 如果辦公室中有伺服器房間，企業需安排網絡服務供應商準備相應的伺服器房間設置及佈線工作，如機架架設、冷卻系統安裝、網絡佈線及防火牆設置等，確保機房環境維持良好，並保證伺服器在新辦公室中的穩定運行。不少企業亦會趁搬遷將部分工作負載遷移至雲端或託管數據中心，減少新辦公室的機房面積、電力及散熱成本。
為了確保一切順利，企業可以考慮聘請專業的 IT 服務提供商來協助完成這些複雜的IT任務。 HKT 是一家擁有豐富經驗和專業知識的公司，在香港多年來提供辦公室設備方案服務，以確保企業的搬寫字樓office過程順利無憂。
6. 更改商業登記地址及對外通知更改地址
一旦確定了新辦公室地址，企業需要立即更新相關的商業登記文件。以下是主要程序及法定時限：
- 商業登記署： 業務地址更改後 1 個月內，須以書面或填妥稅務局表格 IRC3111A 通知商業登記署。企業亦可透過「香港政府一站通」的「稅務易」（eTAX）電子服務提交通知，較郵寄更快捷。
- 公司註冊處（有限公司）： 若註冊辦事處地址一併更改，須於變更後 15 日內遞交表格 NR1。公司註冊處與稅務局現已在「電子服務網站」提供一站式電子服務，可一次性通知兩個部門，省卻重複申報。
- 其他機構及合作夥伴： 除政府部門外，企業還需通知銀行、強積金受託人（可透過「積金易」平台更新僱主資料）、保險公司、服務供應商、商業客戶、合作夥伴及郵件轉遞服務等，確保能及時收到重要資訊，避免任何不必要的延誤或錯誤。
- 別忘記數碼足跡： 現時客戶多數先在網上搜尋才上門，企業務必同步更新 Google 商家檔案、公司網站、Google Maps、電子簽名檔、發票及報價單模板、社交媒體專頁及所有廣告帳戶的地址資料。地址不一致會直接影響本地搜尋排名及客戶信任度。
7. 協調員工打包整理物品
除了公司財產，搬寫字樓 office 時亦需要考慮到如何保護員工的個人財產，以防止物品在搬運過程中損壞或遺失。因此企業應提前協調及指導員工進行物品的打包和整理。
- 使用適當的包裝材料： 對於易碎物品如水杯、玻璃器皿等，應使用氣泡膠膜或報紙進行包裝，以防止碰撞和損壞。對於一般物品如文件、辦公用品和其他小物件，應放入紙箱中，確保它們整齊地擺放。
- 標記紙箱： 為了方便員工在搬寫字樓後辨識並找回自己的物件，每個紙皮箱都應該寫上標記和所屬員工的名字。這樣在搬辦公室後，員工可以更容易地找到和歸還物品。
- 提供員工指導： 企業應該提供員工打包和整理物品的指導和培訓。這樣可以確保他們了解如何正確地包裝和保護自己的物品，減少損壞和遺失的風險。
- 準備打包材料 ：企業需主動提供打包時必要的包裝材料，如紙皮箱、報紙、氣泡紙等，以及其他必要的工具和設備。這樣可以確保員工有足夠的資源來完成打包和整理的工作。
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