搬寫字樓office無疑是一個複雜且繁瑣的過程,需要提前作仔細計劃和準備,以確保搬寫字樓office時順利無誤。以下是搬寫字樓office的7大注意事項及清單checklist,希望可以幫助到即將要搬寫字樓office的您。
1. 比較及挑選適合的辦公室搬運公司
市面上的搬運公司眾多,當中搬運公司不少是針對家居搬屋而設,並非十分熟悉搬寫字樓office的步驟及注意事則。因此,在挑選搬運公司時應選擇一家具有豐富搬寫字樓office經驗的專業團隊,他們很大程序上更了解辦公設備、文件雜物和辦公家具的搬運過程及準備工作,確保搬寫字樓office過程順利。
除了比較搬運公司的費用之外,企業亦建議比較搬運公司所列明的服務項目是否貼心多元,例如搬運公司能否提供舊傢俬及文件處理、文件銷毀、企業文件儲存、倉儲服務、電器人手吊運以及移動儲物櫃等服務。
2. 計劃好搬寫字樓時間表
搬寫字樓office與一般家居搬屋完全不同,準備功夫更加複雜,故此需要提前更多時間去準備前期工作及計劃好Timeline,以下是一個搬寫字樓office時的時間線注意事項:
▶ 確定搬寫字樓的吉日:搬屋入伙會擇好吉日,而搬寫字樓office亦不例外。企業應該挑選好搬寫字樓的吉日,並安排好拜四角等入伙儀式。在風水角度上,於吉日搬寫字樓對企業日後的發展運勢及員工的健康來說十分重要,因此搬寫字樓擇吉日及拜四角吉日等功夫不容馬虎。了解更多: 2023搬屋吉日
▶ 前一個月:在決定好搬寫字樓office的吉日後,企業應及早通知電訊及網絡供應商,安排好電話線的轉移或重新接駁,以及office上網的重新安裝等,確保新寫字樓的通訊於搬入office前已經準備就諸。
▶ 前三星期:企業應提前至少三星期預約搬運公司,讓搬運公司可以有充分時間上門報價及進行前期評估工作。除此之外,企業要開始進行一次全面的清理和整理,確定哪些物品需要運送到新寫字樓,哪些可以捐贈或棄置,然後將所有需要運送的物品進行標記和分類,讓搬運公司分辨出物品。
▶ 前兩星期:提前通知新舊寫字樓的物業管理處搬遷的日子,以便他們可以預早安排升降機使用和其他相關物管事宜,以確保順利搬遷。
▶ 前一星期:與公司不同部門員工溝通,安排相關同事在不同時間段前往現場與搬運公司一同搬運,協助及指示搬運公司物品的放置位置,確保所有物品安全妥善地搬到新寫字樓office。如有任何問題,更可即場與搬運公司商討以免日後爭執。
3. 保險和賠償
搬寫字樓office絕對是一項大工程,涉及大量電子設備的拆卸及安裝,例如電腦、wifi router及會議室設備等,因此,搬寫字樓office的過程中,保險和賠償是非常重要,以確保企業在搬遷期間的財產和利益得到保障。
▶ 搬運公司保險:在與搬運公司報價時,確保服務方案是否包括相關的保險覆蓋範圍,如貨物運輸保險,並要求搬運公司出示保險證明,以保險範圍足夠覆蓋企業財產在運輸過程中的掉失或損壞。
▶ 財產保險:除了搬運公司保險,企業可以考慮購買額外的財產保險,以確保在搬遷過程中的任何損失能夠得到充分的賠償保障。這包括對辦公室設備、電腦及文件等企業財產。
▶ 賠償協議:在與搬運公司簽訂合同之前,企業應仔細閱讀賠償協議,確保了解在搬寫字樓過程中的責任分配和賠償條款。如果有任何不清楚的地方,企業應與搬運公司進行溝通,以確保所有的責任和賠償疑慮得到解答。
4. 垃圾棄置處理徵費
都市固體廢物收費(垃圾收費)於2024年8月1日開始實施,按污染者自付原則,對全港所有界別棄置的垃圾按量收費。當企業搬寫字樓office時,必然會製造大量垃圾,因此企業理應事前購買大量的指定垃圾袋。無法放入指定垃圾袋的大型廢棄物,如辦公室桌、書櫃或儲存櫃等大型傢俬,企業應安排搬運公司搬運至公共垃圾收集點、環保署垃圾站或其他指定地點棄置。此外,企業需要為每件廢棄物貼上統一收費的專用標籤 (可於各大超市或便利店購買)。
除了按袋收費,企業亦可考慮按重量收費模式,按棄置物件的重量於堆填區或四個廢物轉運站支付所需的入閘費,收費上較為便宜。想節省更多垃圾徵費? 企業不妨善用不同社區回收網絡將可回收物件捐贈,同時塑造良心企業的形象。
5. 辦公室設備拆卸及重新安裝
在搬寫字樓office的過程中,辦公室設備的拆卸和重新安裝是不可避免的。這包括電話線接駁、上網服務、打印機安裝以及電腦系統的安裝等等。
▶ 資料備份:搬寫字樓office時,確保企業的商業資料妥善備份非常重要。在搬遷過程中,設備有可能會遇到意外而導致資料丟失,因此進行資料備份是保護企業重要數據的關鍵準備事項。企業可根據需求和預算,選擇適合的備份方法,如外置儲存硬碟、雲端儲存服務或網絡儲存設備等方法。
▶ 電話線接駁:在搬寫字樓office之前,應該確保企業已與電訊公司聯繫,安排好電話線的轉移或重新接駁。除了提供新辦公室的詳細地址,企業亦需要確認電訊公司需要多少個電話線和擴展功能,以確保新辦公室有足夠的電話插座和網絡連接點。
▶ 寬頻無線網絡連接:與電話線接駁類似,企業需要與網絡服務提供商聯繫,安排好上網服務的轉移或重新安裝,提前知道新辦公室的無線網絡覆蓋範圍,並於搬寫字樓前測試所有的網絡連接是否正常。
▶ 打印機安裝:在準備搬寫字樓office時,企業需確保已將打印機進行妥善包裝和標記。到達新辦公室後便可找到合適的位置放置打印機,根據打印機的型號和品牌,按照相應的安裝指南,將打印機連接到電腦或網絡進行安裝。
▶ 重設電腦及系統安裝:搬好寫字樓office後,電腦設備可能會未能連接到網絡,需要由服務提供商來協助企業完成電腦系統的安裝,例如安裝必要的軟件和應用程序,並配置網絡設置和防火牆,確保電腦設備能正常運作。
▶ 伺服器房間設置:如果辦公室中有伺服器房間,企業需安排網絡服務提供商準備相應的伺服器房間設置及佈線工作,如伺服器架設、冷卻系統安裝、網絡佈線及防火牆設置等,確保伺服器房間的環境維持良好,並保證伺服器在新辦公室中的穩定運行。
為了確保一切順利,企業可以考慮聘請專業的IT服務提供商來協助完成這些複雜的IT任務。HKT是一家擁有豐富經驗和專業知識的公司,在香港多年來提供辦公室設備方案服務,以確保企業的搬寫字樓office過程順利無憂。
6. 更改商業登記地址及對外通知更改地址
一旦確定了新辦公室地址,企業需要立即更新相關的商業登記文件,由公司註冊證明、商業執照以至到其他相關商業文件都要重新審視。這些文件的地址修改程序可能相當複雜,建議企業可預早準備好必需的文件和了解申請程序。除了更改商業登記文件外,企業還需通知其他相關的機構和合作夥伴,以確保他們已經更新企業的新地址信息。這些機構和合作夥伴可能包括銀行、服務供應商、商業客戶、合作夥伴和郵件服務提供商等。通知他們是非常重要的,以確保企業能夠及時收到重要資訊,並避免任何不必要的延誤或錯誤。
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7. 協調員工打包整理物品
除了公司財產,搬寫字樓office時亦需要考慮到如何保護員工的個人財產,以防止物品在搬運過程中損壞或遺失。因此企業應提前協調及指導員工進行物品的打包和整理。
▶ 使用適當的包裝材料:對於易碎物品如水杯、玻璃器皿等,應使用氣泡膠膜或報紙進行包裝,以防止碰撞和損壞。對於一般物品如文件、辦公用品和其他小物件,應放入紙箱中,確保它們整齊地擺放。
▶ 標記紙箱:為了方便員工在搬寫字樓後辨識並找回自己的物件,每個紙皮箱都應該寫上標記和所屬員工的名字。這樣在搬辦公室後,員工可以更容易地找到和歸還物品。
▶ 提供員工指導:企業應該提供員工打包和整理物品的指導和培訓。這樣可以確保他們了解如何正確地包裝和保護自己的物品,減少損壞和遺失的風險。
▶ 準備打包材料:企業需主動提供打包時必要的包裝材料,如紙皮箱、報紙、氣泡紙等,以及其他必要的工具和設備。這樣可以確保員工有足夠的資源來完成打包和整理的工作。
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HKT智能辦公室解決方案
尋求外部協助是一個明智的選擇,特別是在搬寫字樓office時,需要處理多個方面的事務。HKT智能辦公室解決方案涵蓋了多個方面的服務,包括電話通訊、寬頻上網、辦公室電子設備的維修安裝和採購 (如電腦、打印機及座機)、數碼廣告牌、智能會議室以及雲端伺服器管理及備份等。無論企業需要什麼樣的IT支援,HKT都能提供全方位的解決方案,助企業輕鬆解決搬寫字樓office後的IT問題。